Fuldstændig ligesom menneskekroppen, så har kontorartikler også nedetid. Og som det også er tilfældet med en syg krop, så er der mange opgaver der må blive udskudt eller droppet, når kopimaskinen eller faxen pludseligt ikke længere fungerer som forventet. Det betyder reduceret produktivitet, for ikke at nævne stress og deadlines der ikke bliver nået. Du kan dog undgå den slags problemer, og tricket er igen det samme som med din krop: hvis du passer godt på den, så vil den blive ved med at fungere optimalt.
Nedetid, uanset om vi snakker om kort eller lang tid, resulterer i sidste ende i tab af indtægter. Der er en række teknikker og tips, som kan bruges til at hjælpe dig med at forhindre nedetid på kontoret. Vi giver dig her de mest grundlæggende måder at gøre det på.
- Sørg for at medarbejderne på kontoret har tilstrækkelig praktisk kendskab. Det kræver ikke rigtig et geni, at kunne fejlsøge de mest almindelige problemer med kontorartiklerne, især hvis medarbejderne har tilstrækkelig teknisk kendskab og en anelse sund fornuft. Du kan gøre det til en del af introduktionsforløbet, at blive bekendt med de typiske kontor-udfordringer og løsninger dertil.
- Regelmæssig vedligeholdelse. Forebyggelse er bedre end reparation. Ved regelmæssig at kontrollere dit kontorudstyr, kan du sikre, at de hele tiden kører som de skal, og at et mindre problem ikke vokser sig større. Dette hjælper med at undgå nedetid og uheldige overraskelser.
- Invester i kontorartikler af høj kvalitet. Kvalitet koster penge, og det er en kendsgerning vi ikke slipper udenom. Men i det lange løb, kan det vise sig at være et mere praktisk valg at lægge pengene ud for produkter af høj kvalitet, end løbende at skulle kæmpe med (og sikkert udskifte) en billigere model.
Med disse tre tips, er du allerede godt på vej til at mindske nedetiden, og samtidig forlænge levetiden af dit kontorudstyr. Du sparer penge ved ikke at skulle have hjælp fra eksterne konsulenter, hver gang et lille teknisk problem opstår, og du kommer også hurtigt videre. Tid og penge er de vigtigste ressourcer i din virksomhed, uanset hvad det er du producerer, sælger eller laver.
Forestil dig, hvis din kopimaskine pludselig skyder papirer ud over det hele, og du har brug for en masse kopier indenfor de næste 30 minutter, da de skal bruges til et vigtigt bestyrelsesmøde? Kan du i sådan et tilfælde vente på, at sekretæren får gravet telefonnummeret frem til en tekniker, og at han kommer ud og reparerer maskinen? Når du står i sådan en nødsituation, har du ikke andet valg, end at gøre arbejdet selv. Her hjælper det virkelig, at have viden om, hvordan man håndterer akutte situationer. Så sørg for at både dig selv og dine medarbejdere kommer på et hurtigt kursus i at håndtere de typiske problemer man løber ind i på et kontor.
